КАК ДА ПРАВИТЕ ВСИЧКО или ефективно планиране на времето Колко често не разполагате с достатъчно време за изпълнение на работни задачи? И защо управлението на времето остава толкова трудна задача? Най-честата пречка, с която се сблъскваме, когато планираме, е възприятието за време. Следователно, първата стъпка към овладяването на изкуството на управлението на времето е да изследвате критично как възприемате и управлявате времето си, предлагам да направите това упражнение с помощта на метода с отворени изречения. Какво работи във ваша полза? Продължете следните твърдения възможно най-подробно: Колкото и да съм зает, намирам време да свърша __________________________ Знам точно колко време трябва да свърша____________________ Винаги се захващам за __________________________ без забавяне Никога не закъснявам за _______________________________________ Винаги съм зает между ___________________________ За мен е по-лесно да спазвам крайните срокове, когато ___________________________ Неща, които лесно делегирам това на други_________________________Сега прегледайте отговорите си и определете какви нови неща можете да научите за себе си. Запитайте се защо сте добри в тези задачи. Защо това работи? Правите ли определени неща, защото ви харесват? Или защото се справяте успешно с тях? Поддавате ли се на външен натиск („Ако не направя това, ще ме уволнят, така че винаги се справям с това“) или вътрешни нагласи („Ако не направя това, няма да бъда доволен от себе си”)? Запитайте се какво ви мотивира да изпълнявате всички тези задачи, които ни пречат да управляваме ефективно времето си. Затова е важно да знаем какво води до безцелното му разхищение. Може би списък с основните източници на загуба на време ще ви помогне да определите резервите от време. Упражнение 2. Източници на загуба на време Подредете източниците на загуба на време по важност за вас. Безсмислени телефонни разговори.Социални мрежи, форуми.Липса на приоритети в отделите.Липса на организационно планиране Коригиране на грешки, които биха могли да бъдат избегнати.. Лошо организирани срещи ?“ Можете да направите това упражнение в свободна форма или да използвате недовършените изречения по-долу. Упражнение 3. Какво не работи? Продължете със следните твърдения. Дайте колкото можете повече примери. Никога не разполагам с време за _________________________________ Прекарвам твърде много време за _________________________________ Нямам ясно определени цели за ______________________ Желая и мога да уча по цял ден ________________________________ Винаги подценявам времето, необходимо за _______________________ Аз винаги отлагам започването _________________________________ Често закъснявам ________________________________________________ Отговори на упражнението "Какво не работи?" ще се превърне в списък за вас с това, което трябва да поправите. Връщайте се към този списък често, за да определите докъде сте стигнали към постигането на целите си. Понякога се справяте по-зле с някои задачи от други, не защото ви липсват умения, а поради лични предпочитания и специфични условия, в които трябва да се справите. тези задачи. Независимо дали го осъзнавате или не, всички имаме определени предпочитания по отношение на това кога и как да изпълняваме различни задачи.или бизнес. Когато обръщаме внимание на нашите предпочитания, става много по-лесно да постигнем това, което планираме. Упражнение 4: Вашите предпочитания в процеса на планиране на времето Напишете следния списък с алтернативи на лист хартия и отбележете това, което предпочитате предпочитам: Работете независимо от другите Работете съвместно в екип Фокусирайте се върху кратки периоди от време Концентрирайте се за дълги периоди от време Фокусирайте се върху едно нещо наведнъж Многозадачност (правете няколко неща едновременно) Натоварен работен график Бавен и лесен график Планове и предвидимост Изненада и спонтанност Кратки срокове Дълго време за изпълнение на задача Отделете много време за обмисляне на изпълнението на задача Вземете бързи решения Няма правилни или грешни отговори на тези въпроси. Важното е, че вашите отговори могат да ви помогнат да разберете по-добре причините зад това какво работи и какво не работи за вас. Тази информация ще ви помогне да планирате график за изпълнение на работни задачи, който ще бъде най-приемлив и ефективен за вас. Методи за планиране Има много методи за планиране на времето. Преди всичко предлагам да разгледате най-често срещаните от тях: · Опростен метод на планиране. Всички неща, които трябва да се направят, се записват в дневник или органайзер, когато пристигнат. Задачите обикновено се планират в колона и се номерират · Метод на планиране с приоритет. Този метод е много подобен на предишния. Разликата е, че нещата се подреждат по важност и спешност · Методът „шест задачи”. Записани са всички неща, които трябва да се направят в близко бъдеще. От тях се избират 6-те най-важни, които трябва да се направят утре. Номерирайте задачите си в низходящ ред на важност и ги запишете в дневника си. Сутринта започнете да правите нещата според тяхната важност · Методът на Д. Айзенхауер. В зависимост от степента на важност и спешност задачите се групират в четири основни блока: A, B, C, D. Задачи A - спешни/важни Задачи B - спешни/неважни Задачи C - неспешни/важни Задачи D - неспешни /маловажно . А. Спешните и важни задачи трябва да бъдат завършени първи и независимо. Те никога не се делегират на други хора.Б. Неотложни и маловажни задачи. Ако това не е толкова важно, но все пак трябва да бъде изпълнено много спешно, тогава тези задачи могат да бъдат делегирани на някой от вашите колеги.C. Не е спешно или важно. Поради факта, че не е много спешно, нещата често се отлагат за определено време, т.к. може да сте заети с други важни задачи, по-спешни и по-малко важни. Опасността е изведнъж тези задачи да станат много спешни. Завършете всички задачи навреме, без да позволявате неспешните задачи да станат спешни.D. Не е спешно или важно. Много от нас се оплакват, че нямат достатъчно време, но въпреки това прекарваме много време, вършейки точно тези неща. Ако наистина трябва да ги направите, отделете им възможно най-малко време · Принципът 80/20 или „Правилото на Парето“. Установено е, че задачите от категория I осигуряват 80% от резултатите с 20% усилия (прекарано време), а задачите от категория II осигуряват 20% успех (резултати) с 80% от изразходваното време. Практически препоръки за ефективно планиране на времето: 1. Разберете, че управлението на времето не е мит. Колкото и да сте организирани, един ден има 24 часа. Изминаването на времето не се променя. Всичко, което наистина можем да направим, е да се организираме по такъв начин, че да можем ефективно да използваме времето, с което разполагаме. 2. Разберете къде си губите времето. Много от нас не забелязват своите „източници на губене на време“. Погледнете и създайте своята реална картина на използването на времето. Това е първата стъпка към ефективно планиране.3. Направете си план за работния ден. Планирайте дейностите си за следващия ден предната вечер. Прегледайте списъка си, преди да започнете деня си. Списъкът трябва да бъде общ и поставен на един лист, а не.