JAK VŠE DĚLAT ANEB EFEKTIVNÍ ČASOVÉ PLÁNOVÁNÍ Jak často nemáte dostatek času na plnění pracovních úkolů? A proč zůstává time management tak obtížným úkolem? Nejčastější překážkou, se kterou se při plánování setkáváme, je vnímání času. Úplně prvním krokem k zvládnutí umění time managementu je tedy kritické prozkoumání toho, jak vnímáte a řídíte svůj čas. Chcete-li analyzovat, jak nakládáte se svým časem, navrhuji provést toto cvičení pomocí metody otevřené věty pracuje ve váš prospěch? Pokračujte v následujících tvrzeních co nejpodrobněji: Bez ohledu na to, jak jsem zaneprázdněn, najdu si čas na to _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________ Jsem vždy zaneprázdněn mezi ___________________________ Je pro mě snazší dodržovat termíny, když __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ sebe. Zeptejte se sami sebe, proč jste v těchto úkolech dobří. Proč to funguje? Děláte určité věci, protože vás baví? Nebo proto, že se s nimi úspěšně vypořádáváte? Podléháte vnějšímu tlaku („Když to neudělám, dostanu padáka, tak to řeším vždycky“) nebo vnitřním postojům („Když to neudělám, nebudu spokojený s moje maličkost")? Zeptejte se sami sebe, co vás motivuje k plnění těchto úkolů Všichni máme překážky, které nám brání efektivně řídit svůj čas. Proto je důležité vědět, co vede k jeho bezcílnému plýtvání. Možná vám při určování časových rezerv pomůže seznam hlavních zdrojů plýtvání časem Cvičení 2. Zdroje plýtvání časem Seřaďte zdroje plýtvání časem podle důležitosti pro vás. Bezúčelné telefonáty: sociální sítě, chaty, hry, neplánované úkoly Oprava chyb, kterým bylo možné se vyhnout Nerozhodnost a nekoordinovanost ?“ Toto cvičení můžete provést ve volné formě nebo použít nedokončené věty níže. Cvičení 3. Co nefunguje? Pokračujte následujícími tvrzeními. Uveďte co nejvíce příkladů. Nikdy nemám čas __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ schopen studovat celý den _____________________________________________________________________________________________________________________ Vždy odkládejte začátek _________________________________ Často jsem pozdě ________________________________________________ Odpovědi na cvičení „Co nefunguje?“ se pro vás stane seznamem toho, co potřebujete opravit. Často se vraťte k tomuto seznamu, abyste zjistili, jak daleko jste se dostali k dosažení svých cílů. Někdy se vám v některých úkolech daří hůře než v jiných, ne proto, že vám chybí dovednosti, ale kvůli osobním preferencím a specifickým podmínkám, ve kterých musíte pracovat. tyto úkoly. Ať už si to uvědomujete nebo ne, všichni máme určité preference ohledně toho, kdy a jak provádět různé úkoly.nebo podnikání. Když věnujeme pozornost našim preferencím, je mnohem snazší dosáhnout toho, co plánujeme Cvičení 4: Vaše preference v procesu plánování času Napište si na kus papíru následující seznam alternativ a označte, co preferujete preferuji: Pracujte nezávisle na ostatních Pracujte společně v týmu Zaměřte se na krátké časové úseky Soustředěte se na dlouhou dobu Zaměřte se na jednu věc najednou Multitask (dělejte několik věcí současně) Nabitý pracovní rozvrh Pomalý a snadný rozvrh Plány a předvídatelnost Překvapení a spontánnost Přísné termíny Dlouhá doba na dokončení úkolu Dlouho přemýšlejte o dokončení úkolu Dělejte rychlá rozhodnutí. Odpovědi na tyto otázky nejsou správné nebo špatné. Důležité je, že vaše odpovědi vám mohou pomoci lépe porozumět důvodům toho, co pro vás funguje a co nefunguje. Tyto informace vám pomohou naplánovat harmonogram plnění pracovních úkolů, který pro vás bude nejpřijatelnější a nejefektivnější Metody plánování Existuje spousta metod plánování času. Za prvé, navrhuji, abyste zvážili nejběžnější z nich: · Jednoduchá metoda plánování. Všechny věci, které je třeba udělat, se po příchodu zaznamenávají do deníku nebo organizéru. Úkoly jsou obvykle plánovány ve sloupci a číslovány. · Metoda plánování priority. Tato metoda je velmi podobná předchozí. Rozdíl je v tom, že věci jsou seřazeny podle důležitosti a naléhavosti. · Metoda „šesti úkolů“. Všechny věci, které je třeba v blízké budoucnosti udělat, jsou zapsány. Z nich je vybráno 6 nejdůležitějších, které je třeba zítra udělat. Úkoly očíslujte podle klesající důležitosti a zapište si je do deníku. Ráno začněte dělat věci v pořadí podle jejich důležitosti · Metoda D. Eisenhowera. Podle stupně důležitosti a naléhavosti jsou úkoly seskupeny do čtyř hlavních bloků: A, B, C, D. Úkoly A - naléhavé/důležité Úkoly B - naléhavé/nedůležité Úkoly C - není naléhavé/důležité Úkoly D - není naléhavé /nedůležité . A. Naléhavé a důležité úkoly musí být dokončeny jako první a samostatně. Nikdy nejsou delegovány na jiné osoby.B. Naléhavé a nedůležité úkoly. Pokud to není tak důležité, ale přesto je potřeba to velmi naléhavě dokončit, pak lze tyto úkoly delegovat na některého z vašich kolegů.C. Není to naléhavé nebo důležité. Vzhledem k tomu, že to není příliš naléhavé, se věci často odkládají na určitou dobu, protože... můžete být zaneprázdněni jinými důležitými úkoly, naléhavějšími a méně důležitými. Nebezpečí je, že se tyto úkoly najednou stanou velmi naléhavými. Dokončete všechny úkoly včas, aniž byste umožnili, aby se úkoly, které nejsou naléhavé, staly naléhavými.D. Není to naléhavé nebo důležité. Mnozí z nás si stěžují na nedostatek času, a přesto trávíme spoustu času právě těmito věcmi. Pokud je opravdu potřebujete udělat, věnujte jim co nejméně času · Princip 80/20 neboli „Paretovo pravidlo“. Bylo zjištěno, že úkoly kategorie I poskytují 80 % výsledků s 20 % vynaloženého času a úkoly kategorie II poskytují 20 % úspěchu (výsledků) s 80 % vynaloženého času. Praktická doporučení pro efektivní plánování času: 1. Pochopte, že time management není mýtus. Bez ohledu na to, jak jste organizovaní, den má 24 hodin. Běh času se nemění. Jediné, co skutečně můžeme udělat, je zorganizovat se tak, abychom efektivně využili čas, který máme. 2. Zjistěte, kde ztrácíte čas. Mnozí z nás si svých „zdrojů plýtvání časem“ nevšimnou. Podívejte se a vytvořte si svůj skutečný obrázek o využití času. Toto je první krok k efektivnímu plánování.3. Naplánujte si svůj pracovní den. Naplánujte si aktivity na další den předchozí večer. Zkontrolujte svůj seznam, než začnete svůj den. Seznam by měl být obecný a měl by být umístěn na jednom listu, nikoli.